La responsabilité des Relations Internationales du Département de Mathématiques et d’Informatique de l’université de Toulouse Jean Jaurès est une responsabilité riche et multiple qui rassemble un nombre conséquent de tâches, à l’image de celle d’une responsabilité de filière.
Je suis la référente pédagogique des étudiants en mobilité étudiante entrante et sortante. voici ci-dessous des éléments permettant de comprendre à quoi correspond cette responsabilité.
- J’assure le lien entre le département et le Service des Relations Internationales (SRI) et participe aux réunions d’information et aux groupes de travail thématiques organisés par le SRI (2 à 3 par an).
Mobilité entrante :
- J’assure la coordination de la mobilité entrante, en organisant l’accueil au département, en conseillant sur le choix des cours selon le projet professionnel de l’étudiant, choix qui doit être adapté selon les EdT et la filière d’origine. La difficulté de cette tâche vient du fait que le choix des cours se positionnent sur des années différentes pouvant aller du L1 au M1.
- J’accompagne les étudiants entrants tout au long de l’année dans les problèmes rencontrés, comme par exemple les chevauchements d’examen. Nous avons en général peu d’étudiants entrants : 2 étudiants depuis 2020. Parfois, un ou deux étudiants par an, provenant d’un autre département viennent compléter leur contrat d’étude avec un cours en mathématiques et Informatique.
- Je me suis également déplacée à l’étranger pour présenter notre département afin de favoriser le nombre d’entrants.
Mobilité sortante:
- J’organise la campagne de promotion des programmes d’échanges de notre département ainsi que celles de l’université, en organisant notamment deux à trois réunions en amphi en début d’année pour chacune des filières concernées, et en envoyant aux moments clés de l’année des messages de rappel aux promotions cibles.
- Je conseille sur les différentes destinations en répondant aux messages des étudiants. J’accueille à la demande les étudiants souhaitant avoir des informations plus personnalisées (10 entretiens par an environ, ne donnant pas a fortiori de départ effectif).
- Je définis et informe des critères de sélection avec parfois le besoin de concertation avec les responsables d’année.
- J’aide au choix des cours et valide le contrat pédagogique final pour un étudiant ayant décidé de déposer un dossier, ce qui se fait après plusieurs allers-retours pour chaque étudiant. Cela correspond à une dizaine d’entretiens personnalisés de 30 à 40 min chacun par étudiant, avec parfois plusieurs RV pour un même étudiant, en dehors des nombreux messages électroniques.
- Je sélectionne les candidats au départ si le nombre de places est limité, comme cela est le cas dans les destinations ouvertes à tous les étudiants de l’université (le Canada par exemple). Dans ce cas, et plus particulièrement pour le QUEBEC pour lequel le niveau de sélection est plus élevé, je les aide à constituer le dossier dans la globalité afin de leur donner le maximum de chance d’être sélectionnés au niveau de l’université : aide à la rédaction d’une lettre de motivation appropriée de l’étudiant ; mais aussi pour rassembler et donner au directeur de département les informations nécessaires à la rédaction d’une lettre de recommandation. Il est nécessaire également dans le cas du Canada par exemple de récupérer les notes du premier semestre des étudiants avant fin janvier, ce qui nécessite des démarches personnalisées, car cela tombe en pleine session d’examen et les copies ne sont parfois pas encore finies d’être corrigées. Je participe à la réunion du SRI pour la sélection des dossiers au départ du Canada (Conventions bilatérales et BCI pour le Québec) de toute l’université.
- J’oriente en parallèle les étudiants pour les demandes des différentes bourses et de leurs combinaisons possibles et les conseille pour le logement à l’étranger, …. Sur la dizaine ou douzaine d’étudiants avec lesquels j’ai pu échanger et travailler, très peu (1 ou 2 en général) vont au bout de leur projet et partent réellement.
- J’accompagne à distance tout au long de l’année les étudiants sortants une fois dans le pays d’accueil en proposant des solutions face aux problèmes d’EdT, en renouvelant le contrat d’études ; face au problème de cours équivalents non trouvés mais nécessaire à la poursuite de leur projet professionnel, en leurs fournissant des documents de travail ou en les orientant si nécessaire vers le Service d’Enseignement à Distance de l’université, en organisant parfois des classes virtuelles, voire en organisant une session d’examen propre aux sortants si cela est nécessaire.
- En fin de mobilité, j’assure la transcription des notes et la reconnaissance académique de la période de mobilité de chaque étudiant sortant en prenant en compte la spécificité des critères de notations différents d’un pays à l’autre : notes sur 100 mais validation à 40 à Liverpool ; notation de 1 à 5 en Argentine avec validation à 3, par J’accompagne les étudiants en mobilité qui font face à des difficultés pour trouver un stage afin de valider leur L3 ou M1.
- Stages à l’étranger : Je communique sur les stages à l’étranger en organisant une réunion par an pour les promotions cibles (L3 MIASHS parcours info et maths, master) et les bourses de stages. Je suis en train de créer une base de référence des anciens stages à l’étranger pour faciliter des stages futurs.
Nouveaux partenariats: Je démarche de nouveaux partenariats en lien avec les besoins des étudiants et de la composante (plus particulièrement des pays anglophones fortement en demande). Trouver des universités possédant une filière proposant des cours similaires à notre département afin d’établir des équivalents de contrat d’études est un travail conséquent. En effet, les universités du Royaume Uni contactées demandent à ce que les cours soient effectués en anglais ce qui n’est pas le cas dans notre département. Nous avons depuis quelques années mis en place un certain nombre de supports de cours en anglais mais cela n’a pas suffi. Depuis 2009, j’ai travaillé à la création de quatre nouveaux contrats d’échange ERASMUS avec trois effectifs à la rentrée 2025.
Edinbourg.
Le Luxembourg ou je me suis rendue pour présenter notre formation et le département et l’université.
Madrid qui ouvrira dès septembre 2025.
Vietnam : Nguyen Ngoc de l’université des Sciences d’Ho Chi Minh, université nationale du Vietnam, et directrice adjointe du département de Probabilités et Statistique, a été invitée pour le mois de mars 2024 afin de travailler sur la faisabilité d’un contrat de partenariat notre département (1 mois à mi-temps de travail prévu à cet effet, document d’une dizaine de pages fourni à la direction du département en avril 2024).
Il existe un fort taux d’abandon du projet de mobilité entre septembre et février et le nombre de départs réels est réduit par rapport au nombre d’étudiants avec lesquels j’échange et commence à monter un dossier. Ce phénomène est également observé avec mes analogues de l’Université de Toulouse 3 et de l’INSA. Lors de ma prise de responsabilité j’avais multiplié par trois le nombre de départs par an passant de 2 à 6. Mais les passages à l’alternance de nos masters, puis de notre L3-info ainsi que de la L3-math, et le Brexit ont depuis diminué le nombre de départs, avec une moyenne de 1.5 mobilité par an environ (2 en 2022-2023 ainsi qu’en 2023-2024). Le Brexit a entrainé l’annulation de notre convention ERASMUS avec Liverpool, destination préférée de nos étudiants.
Nous sommes sur la bonne voix, et en même temps du travail reste à faire.
Cette responsabilité nécessite une communication importante avec les quatre promotions de L1, L2 MIASHS maths et info, L3 MIASHS-Maths et L3MIASHS-Info, communication devant être adaptée selon les années pour les mobilités d’année à l’étranger, comme pour les stages à l’étranger, ou encore le public cible de notre convention avec le Luxembourg spécifiquement en informatique. Cette communication est équivalente à celle d’une responsabilité d’année. Une des difficultés est que chaque dossier est unique : chaque étudiant a son propre projet (année de diplôme, pays, choix d’un master à la suite ce qui oriente le choix du contrat d’études).
Les efforts de ces dernières années commencent à payer et deux étudiants partent au département d’informatique du Luxembourg l’année prochaine pour la première fois ; un troisième est intéressé pour partir au département de Mathématiques au second semestre, ce qui m’amène à envisager une nouvelle convention.
Le référentiel des SRI est fonction du nombre relatif de partants entre les différents départements. L’UT2J possède des départements avec un très fort taux de mobilités (UFR de langues par exemple). Ce mode d’évaluation ne prend pas en compte la spécificité du département de Math-Info dans notre université de Sciences Humaines et Sociales, ni l’importance de l’alternance dans nos filières, ce qui augmente les difficultés à partir.
- Alternance et mobilité : Un autre projet délicat est celui de permettre de conjuguer une alternance et une mobilité à l’étranger. Actuellement le bilan des différents échanges avec le service de la ForCo (Formation Continue) de l’UT2J est que cela n’est pas possible car l’aspect administratif des conventions spécifiques n’est pas encore établi à l’UT2. Nous avons au final du réorienter les étudiants alternants ou futurs alternants qui m’ont contacté cette année, vers une éventuelle année de césure. Il est important de pouvoir proposer une mobilité pour nos alternants, c’est un point nécessaire à la certification Qualiopi. Les services des RI, Forco, et DGS ont mis en place un groupe de travail sur le sujet. Je reste en lien avec la formation continue pour le suivi du projet et donner au besoin les informations qui pourraient être utiles.
Voici la lettre de mission 2023 des coordinateurs RI Erasmus de l’UT2J.